על מטריצת ביצועים מול פוטנציאל, העיקרון הפיטרי, והשאלות שמנהלים שוכחים לשאול

"יש לי עובד מעולה, אבל אני לא יודע מה לעשות איתו"

את המשפט הזה אני שומעת לפחות פעם בשבוע. ממנכ"לים, מסמנכ"לים, ממנהלי ייצור. מאנשים טובים שרוצים לעשות את הדבר הנכון עם האנשים שלהם ופשוט לא יודעים מאיפה להתחיל.

ויש גם את הגרסה ההפוכה: "יש לי עובד חלש, אבל אני לא יכול לוותר עליו." או: "יש לי עובדת עם פוטנציאל ענק, אבל היא לא מתקדמת."

בכל הגרסאות האלה יש מכנה משותף אחד. המנהל מרגיש משהו לגבי העובד, אבל אין לו מסגרת חשיבה שעוזרת לו לתרגם את ההרגשה הזו להחלטה.

מלכודת הקידום: העיקרון הפיטרי

לפני שנצלול לכלי עצמו, חשוב להכיר תופעה שחוזרת על עצמה בארגונים בלי הפסקה.

לורנס פיטר, חוקר קנדי, תיאר אותה כבר בשנות השישים: אנשים בארגונים מקודמים עד שהם מגיעים לרמת חוסר הכשירות שלהם. הטכנאי המבריק שהפך למנהל ייצור גרוע. אשת המכירות המדהימה שקודמה לסמנכ"לית ופתאום איבדה את הזוהר. ראש הצוות שהיה מצוין כשעשה את העבודה בעצמו, אבל ברגע שנדרש להניע אחרים נתקע.

זה לא קרה להם בגלל שהם חדלו להיות מוכשרים. זה קרה בגלל שמישהו קידם אותם בלי לשאול את השאלה הנכונה. והשאלה הנכונה היא לא "מי העובד הכי טוב שלי?" אלא "מה הפוטנציאל האמיתי של העובד הזה, ולאן?"

זו בדיוק הנקודה שבה מנהלים צריכים כלי שיעזור להם לחשוב בצורה מובנית.

מטריצת 9: תשע תיבות, תמונת מצב אחת

הכלי שאני משתמשת בו בליווי מנהלים הוא מטריצת ביצועים מול פוטנציאל, שמוכרת גם בשם "מטריצת 9". היא לא מסובכת ולא דורשת תוכנה מיוחדת. היא דורשת דבר אחד: כנות.

המטריצה בנויה משני צירים. הציר האופקי מודד ביצועים בתפקיד הנוכחי: באיזו מידה העובד משיג את יעדיו, מבטא את תכונות הליבה של תפקידו, ועובד בהלימה עם ערכי הארגון. הציר האנכי מודד פוטנציאל: היכולת של העובד להתפתח בתפקידו ולקחת על עצמו תחומי אחריות נוספים ומורכבים בטווח של 12 עד 18 חודשים.

מהחיבור בין שני הצירים נוצרות תשע תיבות, וכל תיבה מספרת סיפור אחר.

מה יושב בכל תיבה

• עובד עם ביצועים גבוהים ופוטנציאל גבוה הוא כוכב הארגון. הוא מיצה את התפקיד הנוכחי ומוכן לאתגר חדש. ההחלטה הנכונה כאן היא להגדיל אחריות, לשלב אותו בעתודה הניהולית, ולוודא שלא נאבד אותו מחוסר עניין.

• עובד עם ביצועים גבוהים אבל פוטנציאל נמוך הוא שחקן מהימן שעושה עבודה מצוינת אבל כנראה לא יתקדם הרבה מעבר למקום שהוא בו. וזה בסדר גמור. הטעות הכי נפוצה עם עובדים כאלה היא לקדם אותם "כפרס" ולהכניס אותם ישר למלכודת הפיטרית. מה שהם צריכים זה הערכה, שימור, ותחושה שהתפקיד שלהם חשוב בדיוק כמו שהוא.

• עובד עם ביצועים נמוכים אבל פוטנציאל גבוה דורש בחינה עמוקה יותר. אם הוא חדש, אולי הוא צריך חניכה. אם הוא ותיק, ייתכן שיש חוסר התאמה לתפקיד, או שמשהו מעכב אותו. זה המקום שבו שיחה כנה עושה את כל ההבדל.

• עובד עם ביצועים נמוכים ופוטנציאל נמוך הוא המקום הקשה ביותר. גם כאן צריך הגינות ואמירה ישירה. לפעמים המסקנה היא שהתפקיד הנוכחי אינו מתאים, ולפעמים מדובר בתוכנית שיפור ברורה עם תאריכי יעד. אבל להתעלם ולקוות שזה ישתפר לבד? זו לא מנהיגות.

למה זה כל כך חשוב

כשאני יושבת עם מנהל וביחד אנחנו ממפים את כל העובדים שלו במטריצה, קורה משהו מעניין. פתאום התמונה מתבהרת.

הוא רואה שיש לו שלושה עובדים מצוינים שהוא לא מאתגר מספיק, עובדת אחת שהוא חשב שהיא חלשה אבל בעצם פשוט נמצאת בתפקיד לא מתאים, ועובד שקיבל קידום לפני שנה ומאז נראה שהאור נכבה לו.

בלי הכלי הזה, מנהלים נוטים לקבל החלטות על בסיס תחושת בטן, רושם אישי, או לפי מי שמרעיש יותר. המטריצה עוזרת לנטרל את הרגש

ולשאול שאלות אמיתיות: מה אני יודעת על העובד הזה, לא מה אני מרגישה לגביו.

מהמטריצה לשטח

מיפוי הוא רק ההתחלה. אחרי שיש תמונת מצב ברורה, הצעד הבא הוא לבנות לכל עובד מסלול התפתחות מותאם אישית. וכאן הגישה שלי היא לבנות את המסלול הזה לא רק על בסיס הפערים, אלא בעיקר על בסיס החוזקות. לזהות אילו תכונות כבר קיימות אצל העובד ויכולות לשרת אותו בתהליך השיפור.

עובד שזוהה כבעל ביצועים בינוניים ופוטנציאל גבוה לא צריך "נזיפה". הוא צריך שיחה שמזהה מה עוצר אותו, איזה כוחות כבר יש לו, ומה הדרך הקצרה ביותר בין איפה שהוא נמצא לאיפה שהוא יכול להגיע.

ובמילה אחת: בהירות

זה מה שהמטריצה נותנת למנהלים. בהירות. לא תחליף לשיפוט ניהולי, אלא מסגרת שמסדרת את השיפוט הזה ומאפשרת לקבל החלטות מושכלות.

החלטות על תמרוץ ותגמול, על ניוד וקידום, על תוכניות הדרכה ופיתוח, על זיהוי טאלנטים ובניית עתודה ניהולית. כל אלה מתחילים ברגע שמנהל מוכן לשבת, להסתכל על התמונה המלאה, ולענות בכנות על שתי שאלות פשוטות: מה רמת הביצועים? ומה הפוטנציאל האמיתי?

אז בפעם הבאה שאתם מוצאים את עצמכם אומרים "יש לי עובד מעולה אבל..." עצרו רגע. אולי מה שחסר הוא לא תשובה. אלא השאלות הנכונות.

יעל דרור כהנוביץ | בזלת ייעוץ ופיתוח ארגוני www.bazelet.me