מפתחות הזהב לניהול מנצח: תובנות מ-300 מנהלים ועשרות ארגונים צומחים – זמן קריאה 6-8 דקות

גלו את סודות הניהול האפקטיבי דרך עיניה של יועצת ארגונית שליוותה מאות מנהלים וארגונים לצמיחה. למדו כיצד לשלב בין תכנון אסטרטגי, ביצוע מעולה ובקרה חכמה כדי להוביל את הצוות שלכם להצלחה. מתכנון תוכנית חומש ועד ניהול היומיום, מתקשורת מעצימה ועד טיפוח מנהיגות - כל מה שצריך לדעת כדי להפוך ממנהל למנהיג אמיתי. קראו עכשיו ושדרגו את הכישורים הניהוליים שלכם.  זמן קריאה 6-8 דקות

נכתב ע"י יעל-דרור כהנוביץ

משתפת אתכם בכמה תובנות שלי על ניהול ומנהיגות שאספתי מתוך ליווי של למעלה מ 300 מנהלים ומנהלות וייעוץ לעשרות ארגונים בתהליכים של פיתוח ארגוני שהובילו את הארגונים האלה לצמיחה.

בד"כ כשאני רוצה להסביר משהו מורכב אני מפרקת אותו לחלקים וכך אעשה גם כאן עם המושג "ניהול".

את המושג ניהול כדאי ומומלץ לפרק ל 3 מרכיבים כדי להבין אותו לעומק: תכנון, הוצאה לפועל ובקרה.

בכל מרכיב יש כמה פעולות שחשוב לבצע כדי להיות בטופ. תיכף נעמיק.

לפני שנתחיל להתעמק בכל מרכיב ניהולי קחו רגע ותחשבו עם עצמכם האם אתם מנהלים מהסוג הריאקטיבי או הפרואקטיבי? הסוג הריאקטיבי רק מגיב לאירועים שמתרחשים. מחכה שהבעיות והדרישות יגיעו אליו ואז פועל. הסוג הפרואקטיבי כל הזמן עסוק בתכנון קדימה, מקדים תרופה למכה ומקדם משימות. כמובן שמדובר בציר שניתן לנוע עליו. חפשו מהו אזור הנוחות שלכם על הציר ושאלו את עצמכם בסיום הקריאה מה אתם מוכנים לעשות כעת כשאתם יודעים את הכלים שיעזרו לצוות שלכם לצמוח ולהצליח.

אז הנה הן, אסופת התובנות שלי על ניהול בחלוקה לשלושת הרכיבים:

1.      תובנות משמעותיות על מרכיב התכנון:

זהו אולי הכלי הכי משפיע על המציאות שקיים בקשת הכלים הניהוליים. הוא מאפשר ליצור מציאות ולקדם שינוי בכמה צעדים ברורים.

• תכנון טוב יתחיל מלהגדיר כוונה ומטרה (קצת כמו בתרחיש ירי. ממרקים כוונות ומביטים דרכן אל עבר המטרה שנבחרה). הכוונה מניחה אותנו ב"כאן ועכשיו", היא תענה על השאלה מה אני רוצה באופן כללי? המטרה תשיב על השאלה לאן אני רוצה להגיע. למשל, יש  לי כוונה ליצור אווירה של מצוינות בקרב חברי הצוות שלי ושכל אחד ירגיש בעל ערך. המטרה שלי היא לשפר את התוצאות העסקיות.

• מפה נגדיר יעדים ברי השגה: שיפור  התוצאות העסקיות ב 5% במהלך הרבעון הקרוב, ואח"כ צמיחה קבועה של 2% בכל רבעון אחריו.

• הכוונה ששמתי תסייע לי להגדיר את השיטה שבה אפעל. את הצמיחה אני אשיג באמצעות שיח על מצויינות בצוות, הצוות יהיה שותף לקביעת המדדים, נחקור ביחד מהי מצוינות, נפרגן לעצמנו כשנצליח ועוד.

• תכנון עוד יותר טוב, הוא כזה שמאפשר לנו להביט קדימה 5 שנים ומשם לגזור אחורה את ה"כאן ועכשיו". שאלו את עצמכם – איפה תרצו להיות בעוד 5 שנים? ברמת קריירה, ברמת הישגים של המחלקה שלכם או הארגון. השאלה הזו פותחת לנו את האופק, מסירה מגבלות ומאפשרת פריצת דרך אמיתית.

• אחרי שרשמנו איפה נרצה להיות בעוד 5 שנים, עוצרים ושואלים "מה יאפשר לי להגיע לשם?". זו שאלה שעוזרת לנו לגזור לאחור את הפעולות שנדרשות מאיתנו כדי לממש את תוכנית החומש, ולהציב את הפעולות האלה בגאנט תכנון 5 שנתי.

• בכל שנה נוציא לפועל את סט הפעולות שיקדמו אותנו לעבר מימוש תוכנית החומש. כמובן שיש לרשום תוכנית בנפרד ומפורטת לכל שנה. וכך אנחנו יוצרים לעצמנו תוכנית עבודה שנתית שאותה אפשר לתרגם לתוכנית חודשית ושבועית באותה השיטה.

• הרזולוציה הכי קטנה של תכנון היא ניהול היומן. היומן צריך לשקף את סדרי העדיפויות שלנו בהשגת תכנית העבודה.

2.      תובנות משמעותיות על רכיב ההוצאה לפועל:

מדובר על האופן שבו מנהלים מוציאים לפועל את המשימות שלהם וזה כולל היבטים של תקשורת ואקלים. זהו החלק שהכי משפיע על רווחת העובד ומדד המחוברות הארגונית וכדאי לקחת רגע של תשומת לב לכל הכתוב פה.

• תקשורת חיובית ומעצימה אשר מבטאת שקיפות, אותנטיות וכנות מאפשרת לבנות ארגונים וצוותים שהחוסן שלהם יציב יותר. מנהלים מיומנים מקפידים על תקשורת סדירה ושקופה עם הצוות, לקוחות ובעלי עניין אחרים. הם מעדכנים באופן שוטף על התקדמות, בעיות וציפיות וכך מבטיחים זרימת מידע מהירה, בהירה ודו-סיטרית.

• תיאום ציפיות הוא רכיב נוסף חשוב וחיוני בחלק הזה. חשוב שמנהלים יגדירו ציפיות ברורות לגבי תוצרים, לוחות זמנים, ואופן הביצוע של העבודה. בתיאום ציפיות גם מקשיבים לצד השני ושומעים מה הוא מבקש. בסיום מוודאים הבנה משותפת. תיאום ציפיות מוריד רמות מתח ומאפשר עבודה זורמת, שוטפת ויעילה. וכך תורמת להעלאת שביעות הרצון.

• האם המנהל צריך להוציא לפועל את כל משימותיו בעצמו? התשובה היא שלא. לשם כך עליו להשתמש בכלי ניהול של האצלת סמכויות. האצלת סמכויות מחזקת את מעורבות העובדים בנעשה ומאפשרת להם להרגיש אוטונומיה שהוא מרכיב משמעותי ביצירת מחוברות ארגונית. האצלת סמכויות מעודדת יוזמה, צמיחה אישית ואחריות. כמובן שיש לשים לב ולתת חופש פעולה ותמיכה, במקביל לשמירה על רמת פיקוח הולמת על הביצועים.

• אקלים ארגוני ומצב רוח ארגוני הם שני אלמנטים שמשפיעים מאוד על רווחת העובדים והמנהלים. זהו תפקידו של המנהל ליצור את האקלים החיובי. כמה טיפים ליצירת אקלים חיובי: לבסס מערכות יחסים הבנויות על אמון, תמיכה ותקשורת פתוחה. לעודד שיתוף בקשיים ובעיות ולספק משוב רציף. כשמתרחשת טעות – לדבר על הקושי שהטעות גורמת אך גם לאפשר למידה ותיקון. אקלים כזה מעצים את הצוות וגורם למוטיבציה ותחושת שייכות גבוהים יותר. 

• האם אתם מודעים לכוח של חיזוקים על יכולת ההנעה וההנאה של העובדים שלכם? ככל שתצליחו לזהות את הצרכים והמניעים של כל חבר בצוות ותעניקו לו חיזוקים ומשובים מתאימים – תוכלו להביא לצוות משגשג שמצליח בקלות רבה לממש את היעדים והמטרות שלו.

• תחקירי למידה ועידוד למידת עמיתים: כיצד נגרום לעובדי הארגון לאמץ גישה של שיפור מתמיד? די בקלות האמת. הכל עניין של לשים את הדברים על השולחן ולדבר על כישלונות, הצלחות ולאפשר תהליכי למידת עמיתים. למידת עמיתים נמצאה כתהליך הלמידה שיש בו הכי מעט התנגדויות מצד הלומד ולכן אני מעודדת ארגונים רבים להשתמש בשיטה הזו. עודדו את העובדים שלכם לשתף מהידע והנסיון שלהם ודאגו שכל חברי הצוות ישתפו בתובנות. צרו פורומים ייעודיים לכך לצד שגרת שיח רציפה בארגון שבמסגרתה כל הזמן מדברים ומשתפים.

• ולבסוף בחלק זה של ההוצאה לפועל - טיפוח מנהיגות בתוך הצוות. זהו את היכולות הייחודיות של כל איש צוות שלכם, טפחו אצלם את תחושת המסוגלות ותנו להם הזדמנויות להוביל משימות באופן מלא. תנו להם לחוש אחריות – ומתוך זה לקבל החלטות, לטעות ,לשאת בעול התוצאה של טעות. למדו אותם לחשוב בהיגיון, לפתח רעיון לכדי תוכנית. עודדו אותם לחקור, להעמיק, להרהר. אתם רק תיהנו מהפירות.

  
  

3.      תובנות משמעותיות על רכיב הבקרה:

אז דיברנו בניהול על 3 רכיבים: תכנון, הוצאה לפועל ובקרה. עד עכשיו עסקנו בשניים הראשונים והנה החלק השלישי והאחרון-  תהליכי בקרה ניהולית. למעשה מדובר על בדיקה עצמית. בדיקה שאנחנו בדרך לאן שתיכננו, שיש לנו כל מה שדרוש כדי להמשיך ושאנחנו גם קצת נהנים מהדרך. אחרת בשביל מה הגענו עד הלום?

• בדיקת יעדים חודשית/רבעונית/שנתית – שלבו בשגרות הניהול שלכם מדידת יעדים. התדירות מאוד תלויה בעיסוק שלכם. מנהלי מכירות ימדדו ברמה יומית ויציגו סיכום שבועי וחודשי. מנהלי רכש כנראה יבצעו מדידה חודשית של הוזלת עלויות. באיזה תחום שתהיו – הכניסו לשגרת העבודה שלכם תהליכי מדידה. הרי לא תרצו להגיע לאמצע השנה ולגלות שאתם לא בכיוון! המדידה תסייע לכם לקבל החלטות טובות ואיכותיות בצמתי ההחלטה הקריטיים – כשעוד ניתן להשפיע על המציאות ולשנות את הכף לטובה.

• כמו שאנחנו מקיימים מדידה של היעדים שלנו, חשוב שנטה תשומת לב גם לעובדים. אני ממליצה למנהלים לקיים שיחות חתך לבדיקת דופק אצל העובדים מדי שנה – עם הכפיפים הלא ישירים שלהם, ובשגרה – עם הכפיפים הישירים. בשיחות האלה מדברים עם האנשים, לראות מה שלומם, איך הם מסתדרים ומה חשוב להם להגיד לנו.

• תהליכי משוב והערכה פורמליים הם ההזדמנות שלנו לתת פידבק  על ביצועי העבר או לתת דגשים לעבר הציפיות העתידיות. באיזו שיטה שתבחרו – feedback or feedforward חשוב לקיים שיחה נינוחה, לתעד אותה ולהציג לעובד שמנקודה זו אפשר רק ללכת ולהשתפר. ושאתם שם לסייע לו כמובן. השיחה היא יישור קו, היא הזדמנות לדבר על פערים ולחשוב יחד על תכנית משותפת לסגירתם. ממליצה בחום גם לשמוע פידבק מהעובדים שלכם במה שנקרא משוב 360.

• כנס סיכום שנה ארגוני הוא מקום ההתכנסות של הארגון לבוא ולהציג את ביצועי השנה החולפת ולדבר על השנה שמגיעה. לכנס בד"כ מוזמנים כל העובדים והמנהלים בארגון. חשוב שיגיעו וישמעו מפי המנכ"ל וההנהלה הבכירה על ההצלחות והאתגרים שהארגון התמודד איתם בשנה החולפת. זו הזדמנות נהדרת לטעת בכולם תחושת גאווה ולחזק אותם על מאמציהם כקולקטיב.

ומילה לסיום,

אני מאמינה שמנהיגות היא היכולת של המנהל לרתום אליו את הצוות תוך הפעלת מינימום סמכות כוחנית.

כלומר – מבלי להגיד "תעשה כי אמרתי לך!". אם תיישמו את כל התהליכים שפירטתי ברשומה הזאת, תצליחו להיות מנהלים שהם גם מנהיגים.

אחרי שקראתם את כל מה שחשוב לדעת על ניהול – כמה זמן אתם חושבים שאתם צריכים להשקיע בניהול לצד העבודה הרגילה שלכם? איזה שגרות ניהול הם כבר חלק משיטת הניהול הייחודית שלכם ומה תוסיפו?

אם אהבתם את הטיפים והתובנות שלי לניהול יעיל ואפקטיבי, וכיצד להיות מנהל טוב או מנהלת טובה ולעשות עבודה פשוטה שתשפר את כישורי הניהול שלכם – שתפו את הפוסט עם חבריכם.