חיפוש

הגדרת תפקיד מעולה

יעל-דרור כהנוביץ
29 ביוני 2021
זמן קריאה 2 דקות

עודכן: 7 ביולי 2023

איך נדע שיש בידינו הגדרת תפקיד מקיפה ובעלת אפקטיביות רבה?

ניתן את המסמך לאדם זר ונשאל אותו אם היה מצליח להיכנס לתפקיד רק על סמך מה שכתוב בהגדרת התפקיד. אני קוראת לזה להכין הגדרת תפקיד ל"חייזר". אם מחר בבוקר העובד שלנו לא יגיע לעבודה יותר מסיבות ממש טובות (זכה בלוטו ועבר לגור במלדיביים), כמה זמן ייקח לעובד החדש שייכנס במקומו, למלא את תפקידו בהצלחה? מי יעביר לו את החפיפה? לשם כך צריך להכין מראש מסמך ממצה אך מקיף שיש בו את כל מה שדרוש כדי להבין את סדר היום הכרוך בתפקיד.

הגדרת תפקיד טובה מקיפה את תחומי האחריות, הסמכות והיעדים:

אחריות: אין מדובר באחריות על עובדים, אלא על נטילת אחריות כלפי תחומי פעילות בעסק. באנגלית המונח נקרא accountability – על מה אני נותן את הדין?
במסגרת תחומי האחריות, חשוב לרדת לפרטים ולתאר את המשימות העיקריות הנגזרות מתחום הפעילות.
סמכות: הגדרת הסמכות בד"כ עונה על השאלה – באילו תחומים אני יכול לקבל החלטות לבד מבלי לקבל אישור ממונה? הסמכויות ניתנות כחלק מראייה משולבת של תחומי האחריות והיעדים שיש לעמוד בהם במסגרת זמן קצובה.
יעדים: היעדים מאפשרים לכל עובד להתמקד ב"מה שחשוב באמת". ישנם יעדים איכותיים שמאפשרים לנו לעקוב אחר טיב העבודה שבוצעה. וישנם יעדים כמותיים – שמאפשרים לנו לעקוב אחר ההספק במסגרת הזמן שהוגדרה. ולכן, יעד טוב הוא יעד מדיד (נגדיר לו דרך מדידה), רלבנטי לתפקיד ולתחום האחריות ובר השגה.

בנוסף, במסגרת הגדרת התפקיד נתייחס גם לנקודות הבאות:

מטרת התפקיד (ענו על השאלה - לשם מה קיים התפקיד בארגון. אין מדובר ברשימת מכולת של תחומי האחריות)
כפיפות ניהולית, וכפיפים (באם יש).
מומלץ - תהליכים שיש לשפר במסגרת התפקיד.
מומלץ - תיאור של ממשקים פנים וחוץ ארגוניים (באם קיימים).
מומלץ– סוגי הישיבות שבהם העובד צריך להשתתף במסגרת תפקידו.

דרך עבודה מומלצת:

ניתן לכל עובד למלא טופס עבור עצמו.
בעת מילוי הטופס, נחשוב שאנו מסבירים לחייזר על התפקיד שלנו. החייזר כאמור לא יודע דבר, ולכן יש להסביר לו בפירוט רב.
נבין את הפערים הקיימים והשטחים האפורים בין תפיסות התפקיד של הכפיף והמנהל.
נקיים דיון משותף ונבסס הגדרת תפקיד אחת ברורה ומקובלת על כל הצדדים.

מצורף לשימושכם קובץ שהכנתי להורדה עם טופס הגדרת תפקיד מקיף וממצה.

בהצלחה :)