כיצד להיות זבוב על הקיר בארגון שלך: פרקטיקות ומיומנויות תקשורת בארגון לשיפור התוצאות העסקיות

תארו לכם מצב שבו הייתם יכולים לשמוע מחשבות של אנשים.

מה הם חושבים עליכם? מה הם חושבים על מה שאמרתם?

על איך שהתלבשתם היום?

ועכשיו תארו לכם שאתם נושאים תפקיד חשוב בארגון, ואתם יכולים לשמוע את דעתם של העובדים שלכם על ההחלטות שקיבלתם. את דעתם על דרך ההתנהלות שלכם. על מה הם מדברים כשהם יושבים בבוקר ושותים קפה בחברותא.

מה הייתם יכולים להפיק מהידע הזה?

האם יש שם ידע בעל ערך?

האם תוכלו לנצל את הידע הזה כדי לקבל החלטות טובות יותר?

ואם אספר לכם שיש דרך שבה תוכלו להיות בכל מקום ולקבל את מירב הידע בעל הערך?

האם תרצו ללמוד כיצד?

אם כן המשיכו לקרוא איך אפשר בקלות לשמוע את מחשבותיהם של העובדים שלכם: כיצד להיות זבוב על הקיר בארגון שלך ולהטמיע פרקטיקות ומיומנויות תקשורת בארגון לשיפור התוצאות העסקיות

כדי לשמוע את כל שיחות המסדרון או להיות ער לכל המידע החשוב שאינו מגיע למעלה לאוזנייך, יש לבנות תשתיות מוצלחות לתקשורת פנים ארגונית אפקטיבית ומקדמת תוצאות.

בגדול זה אומר, שיש כמה פעולות שאפשר ליישם כבר מחר בבוקר, שיצליחו להעביר בצורה אפקטיבית את המידע החשוב ובעל הערך אל פתח דלתך, ומכאן תוכל לבצע עיבוד למידע ולקבל החלטות טובות ולשפר את היכולת הניהולית שלך.

אתחיל ואספר שבכל פעם כשאני נכנסת ללוות ארגונים בתהליך של התייעלות, אחד הדברים הראשונים שאני בודקת זה את מדד התקשורת הפנים ארגונית. בשלב הראשון אחפש תשובות אחר 5 שאלות מרכזיות שיתנו אינדיקציה על מצב התקשורת הפנים ארגונית.

תוכל גם אתה לבדוק את המדד בארגון שבו הינך נמצא. הנה השאלות -

1. האם דלת המנכ"ל פתוחה לכל עובד להשמיע את קולו, לבוא ולדבר באופן חופשי ולהציף מידע?

2. האם כל מנהל מחלקה/אגף מקיים ישיבת עבודה שוטפת עם המנהלים תחתיו? ועם המנהלים שתחת המנהלים?

3. האם יש ישיבות אינטגרציה בין המחלקות בהן ניתן ללמוד מהצלחות, מבלתמ"ים ומטעויות?

4. מה אומרים משתתפי הישיבות כשהם יוצאים מפגישות ארוכות? האם הם חשו נחוצים או שתמיד נשמע קול שאומר "איזה בזבוז זמן!"

5. האם העובד בדרגים הנמוכים מסכים עם מה שנכתב במצגות חוצות ארגון שמציגות את סיכום הפעילות השנתית מול ההנהלה? ומהו עומק הפער?

לפני כמה שנים החלו לשדר בישראל את תוכנית "בוס בהסוואה". העיקרון שעומד מאחורי התוכנית הוא לקחת את גורם ההנהלה הבכיר ולהוריד אותו אל העם. מדוע זה נדרש? מה לומדים מתהליך כזה? והאם אפשר לייצר "בוס בהסוואה" בשוטף? העיקרון הבסיסי מאחורי התוכנית הוא שיפור התקשורת הפנים ארגונית בין הדרג הנמוך ביותר בארגון לדרג הבכיר והגבוה ביותר בארגון.

• מדוע זה נדרש? מנהלים צריכים להבין ולהכיר את כל התהליכים שקורים בארגון החל מהדרג הנמוך ביותר. המטרה היא להבין לעומק תהליכים שבהם קל ביותר לייצר שינוי שיביא לתועלת רבה לארגון. כלומר, תהליך התייעלות טוב יחל בשמיעת הרעיונות שמונחים על רצפת הייצור או בחדר המדרגות. פועל הייצור או עובדת הניקיון ("העובדים השקופים") רואים תהליכים בזווית שאינה חשופה לדרג הניהולי הבכיר. הם יראו בזבזנות, הם יראו תהליכים מיותרים ויהיו עדים גם לאבטלה סמויה. הם חשים על בשרם את הקושי שבעבודה ולא פעם יש להם רעיונות נפלאים ופרקטיים כיצד להטמיע שינוי קטנטן שיחולל תמורה גדולה.

• מה לומדים מתהליך כזה? קודם כל לומדים להקשיב, להטות אוזן גם למקומות בארגון שמנהלים בדר"כ לא מקדישים תשומת לב. מתי לאחרונה ניהלת שיחה קלה עם מנהל מחלקת האחזקה? ללמוד ממנו על האופן שבו הוא רואה את פני הדברים. לשמוע את הרעיונות שיש לו, את הבעיות שהוא מתמודד איתם, הבל"תמים שצצים בכל בוקר. משיחה כזו ניתן לעמוד על גורמי שורש שיוצרים בעיות רוחביות בארגון.

• אפשר לייצר "בוס בהסוואה" בשוטף. מדובר על הנחת תשתית של תקשורת פנים ארגונית. מיסודם של תהליכים שיביאו לדיאלוג, לפתיחות ולשמיעת קולם של כל העובדים בארגון. ישנם כמה צעדים קלים ופשוטים שניתן להטמיע כבר מחר בבוקר.

הנה כמה רעיונות:

1. "קפה עם המנכ"ל" – אחת לחודש להקדיש בוקר, שבמהלכו דלת המנכ"ל תהיה פתוחה לכל עובד שירצה להיכנס ולשתף את המנכ"ל בנושאים שחשובים לו. הרעיון הוא לאפשר שיחה על כל תחום וכל נושא. תפקיד המנכ"ל - הקשבה ורישום, איסוף ותיעוד המידע שמוצף (ואח"כ העברתו לגורמים הרלוונטיים בארגון, תוך מתן סמכויות מעקב לגורם משאבי אנוש). זוהי אבן הפינה ביצירת תרבות ארגונית של תקשורת אפקטיבית. של העברת מידע מלמטה למעלה. מנכ"ל שיוסיף ויסתובב פיזית בכל שבילי החברה ויגיע לכל פינה ישיג גם כן את אותם המטרות, תוך שהוא "יורד אל העם"... או כמו שאנו רואים לעתים בקמפיינים של בחירות – המועמד יורד לפגוש את העם ברחבי השוק - יוצר אינטראקציה בלתי אמצעית שמייצרת מחויבות ומעלה מוטיבציה.

2. ישיבות אינטגרציה בין אגפים/מחלקות/צוותים – בישיבות אלו חולקים מידע בין ארגוני בנושאים שניתן להפיק מהם תובנות כלל ארגוניות. כמו: סיפורי הצלחה – מהם הפעולות שנעשו כדי ליצור הצלחה. כדאי לשתף בבלת"מים שקיימים ולעבוד יחד למצוא סיבות שורש ופתרונות. נושא נוסף הוא שיתוף בפעולות שנעשו למניעת בזבוז. ידע ארגוני הוא נכס חשוב מאוד. ידע הוא כח, וככל שהארגון ישכיל למסד תהליכים שיאפשרו שיתוף בידע, וחשיבה משותפת לפתרון בעיות – הוא למעשה ירוויח מכך ויצור נכסים מניבים. התשואה והפריון הם מאוד גבוהים בכל הנוגע לשיתוף ידע. בעיות ארגוניות רבות נפתרות בדרך הזו, והארגון עולה על הגל בכל הנוגע להתייעלות.

3. ישיבות עבודה שוטפות top-down – בישיבות עבודה שוטפות בין כל מנהל אגף/מחלקה עם המנהלים שתחתיו ניתן לקיים מעקב אחר יעדי עבודה, וליצור מרחב לשיח משתף. למה זה כל כך חשוב? תחילה, מיקוד באנרגיה הארגונית בהשגת יעדים ועבודה על פי יעדים. מנהלים יחושו ויבינו שהם נמדדים על פי תוצאות ועל פי המאמץ שלהם להשיג את היעדים. שנית, יצירת המרחב לשיח משתף, מאפשר להעביר את כל המידע מההנהלה למטה , ומהעובדים כלפי מעלה ללא הסתרה. כשאני מדברת על הסתרה אני מתכוונת לתכונה להסתיר מעשים או פעולות שמבוצעות על ידי שכבת הביניים ומטה מפני ההנהלה. מעין "יצירת רושם" על מנת להראות שהכל מתנהל כשורה. אך אלה הם פעולות שחשוב שההנהלה תהיה ערה להם כי אולי הם מעידים על דפוס לא טוב או על תחילתה של בעיה שניתן לעצור אותה מבעוד מועד. לבסוף, הייתי ממליצה על הוספת שיחה חד חודשית עם המנהלים בדרג הזוטר יותר. גם כאן, לבוא ולשמוע מה קורה, לבקש שיספרו על הצלחות, על קשיים, על נושאים שהם זקוקים שההנהלה הבכירה יותר תקדם או תניע כדי לפתוח צווארי בקבוק או למנוע בזבוז.